5 шагов к успешному сотрудничеству с внешним рекрутером

Шаг первый: создайте понятную заявку на подбор

Это не описание вакансии, а то, на основании чего HR-партнёр как раз сможет её профессионально составить. Чётко объясните в ней, какой специалист вам нужен, что за задачи он будет выполнять и какой набор навыков ему для этого понадобится.

• Перечислите все требования к соискателю — к его квалификации, опыту, способностям, компетенциям и личным качествам. Выделите также навыки, которые необязательны, но дают ему преимущество.
• Расскажите о должности и обязанностях внутри неё: уточните, какие задачи будут стоять перед новым сотрудником и какие требования к качеству работы предъявляются в компании или же как определяются KPI, существуют ли какие-то особенные технологии, которым предстоит обучиться и так далее.
• Обозначьте нюансы сразу — скажем, необходим ли успешному кандидату английский язык в работе или рассматриваете ли вы представителей смежных специальностей.
• Укажите ваше отношение к обучению персонала — согласны ли вы растить и развивать кадры самостоятельно или предпочитаете принимать на работу профессионалов со стажем.
• Будьте уважительны в формулировках и не ставьте дискриминирующих условий в заявке. Чтобы быть уверенными, что ваши ожидания никого не ущемляют, сверьтесь с законом по этому вопросу или послушайте экспертов, которым доверяете.
• Пропишите в заявке все детали подробно — даже те, которые кажутся вам очевидными. Внешний специалист не всегда может догадаться о ваших мыслях и желаниях, да и не должен этого делать.

И ещё: если понимаете, что вводные про компанию, её историю и ценности помогут точнее составить портрет желаемого кандидата и отобрать из всех претендентов тех, кто отвечает описанию, включите в заявку и этот пункт.

Шаг второй: определите сроки поиска

• Не ждите, что человек в команду найдётся на следующий же день. Подбор — это последовательный и не всегда быстрый процесс, и никто не может точно сказать, когда наступит результат, который устроит всех.
• Обсудите с внешним HR-партнёром период, в течение которого вы рассчитываете закрыть эту задачу. Проконсультируйтесь с ним — спросите, сколько времени обычно, в среднем по рынку, уходит на похожие кейсы, и назначьте разумный дедлайн.
• Скажите, если сотрудник нужен вам срочно. Объясните, почему это важно и какие именно процессы в компании зависят от этого. Но не для того, чтобы подгонять внешнего эйчара, а чтобы он знал, что вы ограничены во времени, и ещё чётче планировал работу по вашей заявке.

Шаг третий: обсудите подробности

Одной заявки для того, чтобы вы с партнёром поняли друг друга и он мог начать работу, не всегда достаточно. Выбрав того, кто будет помогать вам в поисках лучшего кандидата, обговорите с ним рабочий процесс. Если вы руководитель и никогда сами не занимались подбором, это поможет вам понять его алгоритм и точнее определиться с ожиданиями. Если процедура найма вам знакома, проговорить пару моментов всё равно стоит.

Поинтересуйтесь:

• Какие тонкости есть в подборе по вашей вакансии и как это может повлиять на сроки выполнения заявки и количество кандидатов по ней. Краткий срез по рынку труда поможет объективно спрогнозировать результат.
• Спросите, как внешний эйчар обычно строит работу по подбору и какую тактику поиска собирается использовать, сотрудничая с вами. Речь не про контроль его действий, а про погружение в тему и возможность ориентироваться в ней. Особенно если сами вы никогда не занимались HR-процессами.
• Озвучьте, какой именно результат поисков вас устроит. Как вариант, рассмотрите SLA (Service Level Agreement): зафиксируйте письменно сроки работы на каждом этапе подбора, сроки согласования кандидатов, общий дедлайн по заявке, графики интервью, периодичность и поводы для обратной связи и другие ключевые моменты.
• Скоординируйте свои действия с внешним экспертом, если вы или ваш штатный эйчар параллельно занимаетесь поиском. Разделите зоны ответственности и функции, чтобы не дублировать действия друг друга и найти нужного человека в команду ещё быстрее. Например, привлечение кандидатов и обработка резюме — на рекрутере, собеседования и оценка профессиональных скилов — на заказчике, то есть на вас.

Шаг четвёртый: поддерживайте контакт

Внешний подбор — это не просто услуга, за которую вы платите и получаете результат. Это активное взаимодействие и совместная работа, в которой важно участие каждого, поэтому постарайтесь оставаться в диалоге с HR-партнёром на каждом этапе движения вашей заявки.

Для начала определитесь с форматом обратной связи:

• Выберите способы общения. Мы всегда советуем вести коммуникацию по подбору в чате HRspace. От спорных ситуаций не застрахован никто, а переписка там в случае чего будет считаться официальным документом. Чего не скажешь о сообщениях в мессенджерах, но общаться вы можете и там. Прямые телефонные звонки и зумы тоже приветствуются.
• Договоритесь о регулярности контактов. Это может быть один созвон в неделю по итогам работы или ежедневные мини-отчёты и обсуждения — как удобнее обеим сторонам.
• Не оставляйте вопросы и сообщения специалиста без ответа. Важно вовремя реагировать на кандидатов, которых он предлагает, чтобы не упустить стоящего.
• Вовремя делайте всё, что требуется от вас: назначайте и проводите интервью с претендентами, предоставляйте тестовые задания, проверяйте их и возвращайтесь к партнёру с ответом по их итогам.

Не забывайте про развёрнутый фидбек:

• Объясните, по каким параметрам не подошёл кандидат. Одного вашего «нет» будет недостаточно. А вот развёрнутый ответ и анализ помогут внештатному рекрутеру в дальнейшем «приносить» вам только те резюме, которые максимально точно отражают ваше представление об идеальном работнике.
• Прислушайтесь к мнению рекрутера. Решать в любом случае вам, но и у внешнего профессионала может быть достаточно опыта и компетенций, чтобы обратить ваше внимание на значимые моменты. Например, на мотивацию кандидата после интервью. Поэтому воспринимайте его не как «безголосого» исполнителя, а как равного себе человека.

Шаг пятый: конструктивно завершайте (или продолжайте) партнёрство

Кроме того, что стоит сразу сообщать о выходе сотрудника на работу, чтобы рекрутер вовремя и в полном объёме получил свой гонорар на HRspace, есть ещё несколько важных вещей, которые следует сделать перед тем, как поставить точку с заявкой на подбор:

• Оцените работу профессионального помощника. Когда заявка будет закрыта, сервис предложит заполнить анкету для обратной связи. Вы потратите на ответы всего несколько минут, но поможете подтвердить для других работодателей профессионализм конкретного специалиста. Именно благодаря таким отзывам формируется Рейтинг рекрутеров, который мотивирует самих HR-экспертов работать лучше и помогает развить рынок HR-услуг.
• Посоветуйте, что можно улучшить в работе HR-партнёра. Если после сотрудничества у вас остались замечания, поделитесь ими с рекрутером. Но деликатно и уважительно. Это поможет человеку заметить то, что мешает ему быть более результативным.
• Отметьте сильные стороны эксперта. Если он в хорошем смысле удивил вас или сделал невозможное в поиске нужного сотрудника. Перечислите, что именно вы оценили в его работе: подход, уровень аналитики, качество консультационной поддержки и так далее. Это поможет сохранить добрые отношения на будущее и станет хорошей мотивацией для HR-эксперта.
• Договоритесь на перспективу. Скорее всего, в будущем вам ещё понадобится помощь внешнего рекрутера, поэтому не теряйте контактов с тем, кто уже закрывал ваши заявки, хорошо понимает вас и разбирается в специфике вашего бизнеса.

Возможно, вы давно знаете про внешнюю HR-поддержку, но пока так и не решились попробовать такой формат поисков. Теперь у вас есть подробная памятка, как сделать так, чтобы опыт работы с внешним партнёром был успешным. Проверить наши советы в деле можно прямо сейчас.